Las 3 erres: reducir

Supongamos que ya hemos dado el primer paso, y tenemos una lista de tareas donde apuntamos las cosas que tenemos que hacer, de modo que no nos revoloteen por la cabeza. Si somos constantes, en poco tiempo esa lista puede hacerse muy grande, y seremos incapaces de manejarla ¿qué hacemos entonces? ¿caer en la desesperación y volver a la batalla cuerpo a cuerpo con las cosas que van surgiendo?

La solución está en una de esas palabras mágicas tan fáciles de decir y tan difíciles de hacer: priorizar. Pero priorizar sólo nos da un orden para hacer las cosas, no elimina la sobrecarga. Hay que aplicar estrategias más radicales. Siguiendo uno de los lemas ecologistas, habría que aplicar las “tres erres”: reducir (eliminar tareas innecesarias), reutilizar (automatizar) y reciclar (mejorar la eficacia de las tareas).

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El artículo de Bruce Kasanoff que enlazo propone un método interesante para reducir tareas. Se llama minus one (menos uno) y se basa en que no sabemos a priori cuáles de nuestras tareas van a ser útiles, de modo que para conseguir hacer menos pero conseguir más resultado:

  • Eliminamos una tarea de nuestra planificación
  • Evaluamos si ha tenido impacto negativo.

Si al eliminarla no ha habido problemas, hemos ahorrado tiempo (¡bien!). Si los hemos tenido, hay que volverla a incluir (yo añadiría que haciendo especial énfasis en que es una tarea importante). Por supuesto, hay que valorar el riesgo que corremos saltándonos cosas. A tener en cuenta también:

  • Sólo podemos eliminar una tarea cada vez, y prestando mucha atención a los resultados.
  • Eliminar no supone un juicio de valor sobre la importancia de la tarea (especialmente si involucra a otros), sino sobre la importancia que tiene ahora mismo para nosotros.

Bruce Kasanoff – A Remarkably Simple Way to Save Time

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