Hacer, revisar, repetir

Una de las claves del sistema GTD que mencionaba la semana pasada es la revisión semanal. De hecho es un concepto presente en la mayoría de los métodos de gestión del tiempo, y si hubiese que simplificar y quedarse con un sólo hábito para organizar mejor las tareas (del trabajo y personales), este sería el candidato.

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Imagen de quinnanya

La idea es sencilla: revisar los cabos sueltos que se han ido acumulando durante la semana y hacer una mínima planificación para la siguiente, de modo que no nos desviemos de lo que queremos hacer (los objetivos, al fin y al cabo hacemos las cosas por alguna razón… y si no mejor no hacerlas). Una nota importante: revisar es distinto de hacer: si queremos completar esta revisión en un tiempo razonable, es importante no enfrascarse en completar las tareas que vamos revisando, o nos meteremos en una espiral sin fin.

Este sería un ejemplo personal de revisión:

  • Revisar correo electrónico: conseguir que la bandeja de entrada se quede limpía, borrar los correos que no sirven, almacenar los que sirvan de referencia y crear tareas para actuar sobre aquellos que tengan una acción asociada.
  • Revisar redes sociales: está muy bien tener facebook, LinkedIn, Twitter… pero al final son buzones de entrada que también hay que mantener. La revisión semanal puede ser el momento.
  • Revisar papeles encima de la mesa: del mismo modo que con el correo, los papeles hay que tirarlos/reciclarlos (la mayoría), clasificarlos o ver qué acción contienen. Esto aplica especialmente a los post-it 🙂
  • Revisar notas: tener la costumbre de apuntar las cosas es un hábito de lo más sano… no se trata de tener un diario secreto con candado como una quinceañera, sino de poder volcar lo que se nos pasa por la cabeza. Una vez a la semana, echar un vistazo puede hacernos recordar ideas, recordatorios, soluciones a problemas…
  • *Revisar calendario: ver citas pasadas y comprobar si hay alguna tarea relacionada que tengamos que completar. Lo mismo con las citas futuras.
  • Revisar tareas: el núcleo de la revisión, y la idea es hacer limpieza, marcando las completadas, ajustando fechas y eliminando aquellas que ya no tengan validez.
  • Revisar proyectos: un proyecto sería cualquier cosa que queramos o necesitemos hacer y requiera de más de una tarea. Durante la revisión semanal vigilaremos que haya al menos una tarea en marcha, para impedir que se estanquen, o añadiremos/eliminaremos tareas.
  • Revisar tareas pendientes de otros: si no lo hacemos nosotros es que lo delegamos en alguien y eso requiere seguimiento; este puede ser un buen momento.
  • Revisar tareas “someday/maybe”: una de las ideas de GTD es capturar todo lo que se nos pasa por la cabeza y darle forma (de tarea, recordatorio, referencia, objetivo…). Pues bien, para aquellas tareas que queremos hacer pero que no estamos muy seguros de que sean posibles existe una categoría especial. Aquí entrarían cosas como “Aprender francés”, “Saltar en paracaídas” o temas más mundanos como “Comprar un coche”. Está bien repasarlo de vez en cuando para ver si ha llegado el momento de acometer alguna o eliminar otra.
  • Revisar objetivos semanales: una idea para avanzar con las tareas es fijar una lista de objetivos semanales a cumplir, que serían una guía de las tareas más importantes por completar. Semanalmente, evaluar el cumplimiento de estos objetivos y preparar nuevos objetivos para la semana siguiente.
  • Revisar objetivos a largo plazo: ¿qué grado de cumplimiento tenemos? ¿qué tareas podemos ejecutar para acercarnos más a su cumplimiento?
  • Revisar valores y hábitos: esto puede resultar chocante, pero tiene todo el sentido del mundo. ¿Quieres pasar más tiempo con la familia? ¿Leer más? ¿Hacer ejercicio? ¿Comer sano? ¡Pues apúntalo y planifícalo! La diferencia que supone es la misma que cruzarse con un amigo y decir “a ver si nos vemos” o quedar a una hora y en un sitio concreto: lo primero no se hace, pero lo segundo sí.
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