Planificar la planificación

Está claro que las cosas salen mejor cuando se planifican, pero ¿cuánto hay que planificar? ¿Hasta qué nivel de detalle hay que bajar para que esa planificación sea efectiva? Y hablando de gestión del tiempo, ¿tiene sentido la sobrecarga de “planificar la planificación”? Ya que estamos, ¿tiene sentido perder el tiempo leyendo un blog sobre gestión del tiempo? 😀

Foto de brianconnolly

Aunque cualquiera pensaría que son preguntas retóricas, este artículo da una respuesta: 18 minutos. Ese es el tiempo necesario para gestionar con una cierta eficiencia cada día. Esos 18 minutos se dividen en:

  • 5 minutos cada mañana para planificar el día
  • 1 minuto cada hora para reenfocarse, evaluar si estamos en el curso correcto.
  • 5 minutos al final del día para hacer repaso.

Como todas estas técnicas, el secreto está en la constancia, en convertirlo en un ritual de forma que no tengamos que decidir hacerlo, sino que lo hagamos sin pensar. Reconozco que parar cada hora parece un poco difícil, pero invertir los primeros 5 minutos del día sí que merece la pena. Aquí va mi rutina para esa planificación diaria, adaptada de aquí:

  1. Reservar tiempo para reuniones y tareas importantes: más fácil para las reuniones que las tareas, pero tremendamente útil. La idea es tener segmentos de una hora de trabajo ininterrumpido. No siempre se consigue, pero cuando funciona, funciona genial.
  2. Revisar las notas de ayer: porque vosotros tomáis notas ¿verdad? Este siempre es un punto a mejorar, apuntarlo todo ayuda a mantener la cabeza despejada, y las notas del día anterior pueden contener tareas o reuniones a tener en cuenta.
  3. Revisar tareas pendientes del día anterior: y recuperar para hoy aquellas que sigan siendo prioritarias o descartar (archivar) las que no.
  4. Aprovechar la inercia: es decir, si hemos avanzado en una tarea el día anterior, intentar seguir avanzando (en función de las prioridades, ver el punto anterior).
  5. Escribir la lista de tareas diarias: es decir, cosas que queremos hacer, porque son importantes o porque son urgentes para el día de hoy. El mejor consejo es ser realista y saber hasta donde podemos llegar.
  6. Priorizar: ciertas tareas deben hacerse hoy. Otras deberían hacerse hoy, aunque pueden pasar a mañana si no hay más remedio (aunque si eso sucede, puede que mañana caigan en la primera categoría).
  7. ¡Trabajar!: porque si no, todo esto no sirve de nada…
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