Correos y tiempo perdido

Hay toneladas de literatura sobre la gestión del tiempo, y muchas de ellas se acercan peligrosamente a los manuales de auto-ayuda; no quiero decir que esos manuales no sean válidos, pero a veces se echan de menos consejos pragmáticos (o como dicen los ingleses, down to earth).

Con ese espíritu, leí con mucho interés Time management for System Administrators, una guía orientada a todos los que tenemos que disfrutar/sufrir con la administración de sistemas. Una de las ideas más interesantes del libro es que los administradores de sistemas no sabemos gestionar nuestro tiempo, y no tenemos nadie que nos enseñe, por dos razones principales: nuestros jefes son profesionales de otro campo (y no comparten nuestros problemas para organizarnos) o son profesionales como nosotros… y por tanto tienen el mismo problema para gestionar su tiempo.

Hacer algo para mejorar, esa es la cuestión. En este artículo de Cal Newport, se pone el ejemplo de distintos profesionales, y qué actividades realizan para mejorar, en comparación con los trabajadores del conocimiento, que básicamente se dedican a responder correos. Hay un punto de exageración implícito, pero sí que es cierto que la rutina diaria de cualquier profesional del ramo incluye varias horas al día dedicadas al correo. Desde hace algún tiempo intento atajar esto con tres reglas sencillas:

  1. No mirar el correo a primera hora de la mañana: esto es muy personal, pero todo el mundo tiene unas horas concretas en las que es más productivo, ya sea porque está más descansado o porque está más despierto ¿Por qué emplearlas en leer correos?
  2. Mirar el correo en intervalos programados: por ejemplo, a horas fijas o cada x horas. Un consejo: ir aumentando paulatinamente el tiempo entre lectura en la medida de lo posible. Si vemos que perdemos el hilo de la actualidad, hemos llegado al límite: no se trata de ignorar el correo, sino de domarlo.
  3. No leer varias veces los mismos correos: parece mentira, pero muchas veces los correos se “rumian”, y en lugar de hacer algo con ellos les damos varias vueltas en la cabeza sin terminar de hacer nada con ellos. Para esto, nada mejor que la rutina de hacer, archivar, delegar o tirar (aunque eso da para otro post)
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